Büro Umzugs-Checkliste für einen guten Überblick

Einen Büro Umzug zu organisieren ist nicht ganz einfach. Es erfordert Geschick in der Planung und in der Ausführung. Besonders nützlich und beliebt ist da eine Checkliste,
mit denen Sie Umzüge einfach und bequem planen können.

Damit Sie wissen, was und wann Sei etwas erledigen müssen, haben wir die nachfolgende Checkliste zum Download zusammengestellt. Sie können diese Checkliste (PDF) kostenlos ausdrucken und danach Ihren bevorstehenden Umzug in Ruhe angehen.

Firmenumzugs-Checklistepdf-icon

 

4 bis 3 Monate vorher

  • Alten Mietvertrag kündigen: Ggf. lange Kündigungsfristen beachten!
  • Umzugstermin festlegen: Umzug am Wochenende erspart Arbeitsausfälle!
  • Mitarbeiter / Innen frühzeitig informieren, z. B. per Infobrief
  • Kunden und Geschäftspartner rechtzeitig über Umzug informieren: neue Anschrift,evtl. Ausfallzeiten
  • Büromöbel organisieren: Was wird mitgenommen? Neuanschaffungen? Lieferfristen bedenken! Entsorgung organisieren
  • Steuerberater, Anwälte, Finanzamt, Versicherungen, IHK, Gewerbeamt, Berufsgenossenschaften, Agentur für Arbeit u. Ä. Informieren / ummelden
  • Bei Ortswechsel: Eintrag im Handelsregister ändern lassen
  • Eintrag im Telefonbuch / Branchenbuch ändern lassen
  • Speditionen anfragen und beauftragen, die auf Firmenumzüge spezialisiert sind. sdfsdfsdf
    Tipp: abklären, ob die Spedition die Demontage der Büromöbel übernimmt oder obextra Fachpersonal beauftragt werden muss, ebenso bei der Beantragung einerHalteverbotszone
  • Renovierungsmaßnahmen für alte und neue Räumlichkeiten planen
  • Handwerker / Maler organisieren
  • Reinigungsfirma für die Reinigung der alten und neuen Büroräume beauftragen
  • Dienstleister für die Installation und Konfiguration der EDV- und Telefonanlage beauftragen. Evtl. neue Organisation überdenken.
  • Hausrats- und Haftpflichtversicherungen überprüfen / anpassen / abschließen
  • Umzugshelfer organisieren und Umzugsplan erstellen
  • Briefpapier mit neuer Adresse und Kontaktdaten drucken lassen
  • Versorger informieren und Termin zum Ablesen der Zählerstände vereinbaren

1 Monat vorher

  • Einrichtungsplan für neue Büros erstellen, evtl. neue Arbeitsplatzanordnung, Wünsche / Ideen von Mitarbeitern integrieren
  • Evtl. Halteverbot beantragen, sofern nicht von Spedition gestellt
  • Evtl. Verpackungsmaterialien und Umzugskartons organisieren, sofern nicht von Spedition gestellt
  • Gesamtes Umzugsgut inventarisieren
  • Ggf. alte Akte vernichten (gesetzl. Aufbewahrungsfristen beachten!)Firmenumzug: Der Countdown beginnt!
  • Allgemeine Archivierung überdenken: Umstieg auf elektronische Archive vorteilhaft?
  • Neustrukturierung des Archivs?
  • Post-Nachsendeantrag erteilen
  • Abos ummelden

2 Wochen vorher

  • Termine mit Spedition, Handwerkern, Malern, Reinigungsfirma und Umzugshelfern bestätigen lassen
  • Heizkostenabrechnung mit bisherigem Vermieter abklären
  • Termin für Raumübergabe vereinbaren und Übergabeprotokoll vorbereiten
  • Schlüsselrückgabe der Mitarbeiter organisieren
  • Möbel etikettieren, damit kein Chaos entsteht

1 Woche vorher

  • Verpflegung für den Umzugstag organisieren
  • Übergabe der neuen Firmenräumlichkeiten: Im Protokoll auch Zählerstände schriftlich festhalten

1 Tag vorher

  • Wichtige Unterlagen sicher verstauen oder vorab in die neuen Räumlichkeiten bringen

Am Umzugstag

  • altes und neues Treppenhaus auf Vorschäden kontrollieren und nach dem Umzug reinigen
  • Reinigung und letzter Kontrollgang durch die alten Büros
  • Mit Übergabeprotokoll an Vermieter übergeben

Nach dem Umzug

  • Impressum / Kontaktdaten auf Firmenwebsite aktualisieren
  • Neue Firmenräume reinigen lassen
  • Rechnungen und Belege vom Umzug sortieren für die Steuererklärung
  • Müll entsorgen